Guida completa all'autorizzazione del trattamento dei dati personali nei CV

27/05/2024

La corretta gestione dei dati personali contenuti nei CV è diventata una pratica sempre più complessa e importante, all’interno delle aziende: dall’entrata in vigore del GDPR europeo, nel 2016, conoscere le modalità di raccolta, utilizzo e condivisione di questi dati è essenziale per tutelare le organizzazioni dal rischio di infrazioni e sanzioni che possono danneggiarle seriamente, ma anche per salvaguardarne la reputazione e la dimensione etica.

Ecco cosa fare e, soprattutto, cosa non fare per rispettare la normativa sulla privacy e gestire al meglio le informazioni personali contenute nei CV raccolti online e offline dalle aziende.

Cos'è l'autorizzazione al trattamento dei dati personali nel curriculum vitae

L’autorizzazione al trattamento dei dati personali è una dicitura che dovrebbe essere inserita al momento della compilazione del curriculum: il candidato in questo modo dà il permesso al recruiter dell’azienda di prendere visione dei dati personali inseriti nel suo profilo, consultarli, diffonderli e conservali, senza violare in alcun modo la sua privacy. 

Questa autorizzazione non è obbligatoria, ma è fortemente consigliata. Il principale vantaggio che si ottiene includendo la dicitura di autorizzazione al trattamento dei dati personali è quello di rendere più immediato e diretto il contatto con il candidato da parte del recruiter. Le informazioni presenti sul CV, infatti, sono il punto di partenza delle fasi di selezione del personale e la presenza del trattamento agevola il processo di recruiting: inserire l’autorizzazione nel curriculum evita al recruiter uno step iniziale non necessario, quello in cui deve contattare il potenziale candidato per richiedere il consenso all’utilizzo dei dati, allungando le tempistiche di intervento. 

La normativa GDPR e il consenso al trattamento dei dati

La normativa GDPR è stata introdotta per dare una maggiore protezione e tutela alle persone e ai loro dati sensibili, ribadendo la necessità di regolamentare la loro privacy, in particolar modo da quando lo sviluppo digitale si è fatto sempre più preponderante e la presenza online degli utenti è diventata un’attività quotidiana. 

GDPR: panoramica e obiettivi

Come è stato anticipato, il GDPR è il regolamento europeo introdotto per proteggere i dati personali e per garantire delle regole da adottare sulla raccolta, sulla gestione e sul trattamento di questi dati da parte di aziende e società. Tra gli obiettivi principali, troviamo:

1. Controllare i dati personali: grazie alla normativa, le persone possono riprendere il controllo dei propri dati, valutando in che modo renderli disponibili alle aziende;
2. Semplificare il contesto normativo relativo alla protezione dei dati personali;
3. Uniformare le leggi nazionali sul tema della privacy. Attraverso un unico protocollo è possibile tutelare i cittadini dell’Unione Europea e quelli che risiedono al suo interno.

Il ruolo del consenso

Nell'ambito normativo del GDPR, il consenso al trattamento dei dati personali occupa una posizione di grandissimo rilievo: solo nel momento in cui la persona fisica a cui si riferiscono le informazioni concede il consenso al trattamento dei suoi dati, questi saranno oggetto di utilizzo da parte delle aziende.

Perché sia valido, il consenso al trattamento dei dati deve essere:

1. Libero: la persona deve poter scegliere in totale libertà se dare il consenso alla privacy;
2. Specifico: il consenso deve essere richiesto per finalità di trattamento specifiche e dettagliate;
3. Informato: il consenso deve rendere esplicite le informazioni riguardanti il trattamento dei dati, le finalità di utilizzo e le tempistiche;
4. Inequivocabile: il consenso deve essere manifestato chiaramente dalla persona che lo autorizza, attraverso una firma, barrando una casella o tramite l’invio di una mail di conferma.

Differenze tra dati personali e dati sensibili

Grazie al regolamento generale sulla protezione dei dati è possibile garantire una maggiore privacy delle persone, tutelando la raccolta e la condivisione dei loro dati personali e sensibili. Ma cosa indicano questi dati?

Quando si parla di dati personali si fa riferimento a tutte quelle informazioni utili a stabilire l’identità di una persona fisica. Per esempio, sono dati personali:

• I dati anagrafici come il nome e il cognome;
• Il luogo e la data di nascita;
• Il codice fiscale e il numero del documento d'identità;
• L’indirizzo di casa;
• Il numero di telefono.

Quando si parla di dati sensibili, invece, si indicano tutti quei dati che riguardano più da vicino la sfera intima di una persona. Tra essi troviamo le informazioni:

• Sull’origine etnica o razziale;
• Sulle opinioni politiche e sindacali;
• Sulle convinzioni religiose;
• Sullo stato di salute;
• Sull’orientamento sessuale.

Come trattare i dati personali dei candidati

Per le aziende, trattare i dati personali dei candidati è diventata una questione delicata da gestire. Affinché la gestione del CV avvenga in modo corretto e legittimo, le aziende devono fornire ai candidati un’informativa privacy nella quale viene reso noto sia quali dati contenuti nel CV verranno presi in considerazione e per quale finalità, sia in che modo tali dati verranno conservati, dove e per quanto tempo.  

Una strategia vincente in mano alle aziende, per evitare di cadere in errore, è essere trasparenti nella gestione delle informazioni a capo dei potenziali dipendenti. Mostrare alle persone, che si apprestano a inviare il proprio CV a seguito di un annuncio di lavoro, l’informativa privacy permette alle aziende di trattare i dati contenuti in modo del tutto lecito. 

Utilizzo dei dati personali del candidato da parte dell’azienda

I dati personali dei candidati sono contenuti – insieme a informazioni di vario genere come esperienze lavorative, quelle formative e competenze acquisite – nel curriculum vitae, lo strumento per eccellenza che mette in contatto i candidati alla ricerca di lavoro e le aziende. 

In accordo con la normativa GDPR, l’azienda deve saper gestire ottimamente la privacy del candidato dal momento iniziale nel quale riceve il CV fino alle fasi di selezione ed eventuale assunzione. Durante tutto l’iter, l’azienda deve possedere una base giuridica che consenta il trattamento dei dati personali del candidato e che ne garantisca l’utilizzo per scopi sia legittimi che specifici. Inoltre, l'azienda è responsabile dell'adozione di misure di sicurezza per proteggere questi dati da accessi non autorizzati.

Come LearK supporta le aziende nel rispetto del GDPR e nel trattamento dei dati personali

LearK è una piattaforma digitale che favorisce il contatto tra aziende e candidati, offrendo servizi all’avanguardia per la gestione dei CV.
Grazie al widget di LearK, le aziende possono raccogliere in un database i curriculum dei candidati e gestirli in modo organizzato e del tutto automatico, velocizzando il processo di selezione del personale.

Uno tra gli aspetti più interessanti di LearK è il suo essere GDPR compliant: la gestione dei CV e il trattamento dei dati personali avviene nel completo rispetto della normativa europea sulla privacy, sollevando le aziende da qualsiasi rischio di illecito.

Metti al sicuro la tua azienda con i servizi privacy di LearK, iscriviti e rivoluziona il tuo modo di fare recruiting.